با یک جای ثابت، بررسی روزانه، پوشه اقدام و حذف نامههای غیرضروری، حجم نامههای خانه را کنترل کنید و مدارک مهم را بهتر نگه دارید.
چرا نامهها خیلی زود روی هم جمع میشوند؟
نامهها ممکن است شامل قبضها، تبلیغات، کاتالوگها، کوپنها و حتی کارتهای تبریک باشند. بسیاری از افراد آنها را روی میز غذاخوری یا میز کار میگذارند و به خودشان میگویند بعداً مرتبشان میکنند.
Charlotte Slankard، سازماندهنده حرفهای و صاحب CHAR & CO. Professional Organizing، میگوید با رسیدن نامههای جدید در روز بعد، این توده بزرگتر میشود. کاری که ابتدا فقط چند دقیقه زمان میخواست، کمکم شبیه پروژهای سنگین به نظر میرسد.
یک جای ثابت برای همه نامهها بسازید
برای نامهها یک نقطه مشخص در خانه تعیین کنید؛ مثلاً یک سبد روی پیشخوان آشپزخانه. لازم نیست سیستم پیچیدهای داشته باشید. مهم این است که نامهها تا زمان بررسی، جای ثابتی داشته باشند و در اتاقهای مختلف پخش نشوند.
اگر دوست ندارید نامهها را جلوی چشم ببینید، Wendy Trunz، شریک و سرپرست سازماندهندگان در Jane’s Addiction Organization، استفاده از سبد یا ظرف دردار را پیشنهاد میکند. در این حالت، نامهها از دید خارج میمانند تا زمان رسیدگی به آنها برسد.
نامهها را به اقدام، بایگانی و دورریختنی تقسیم کنید
همه نامههای کاغذی را بیاهمیت فرض نکنید. Kimberly Savel، سازماندهنده حرفهای و بنیانگذار Room to Breathe Professional Organizing، توصیه میکند نامههای نیازمند اقدام را از مدارکی که باید نگه داشته شوند جدا کنید.
یک پوشه یا سینی ساده با عنوان «نیازمند اقدام» میتواند نامههای زماندار را از میان بقیه کاغذها بیرون نگه دارد. مدارک مهم را بایگانی کنید و نامههای تبلیغاتی یا بیاستفاده را دور بیندازید.
هر روز چند دقیقه برای نامهها وقت بگذارید
Slankard پیشنهاد میکند نامهها را هر روز بررسی کنید، چون نامه تقریباً هر روز میرسد و خیلی سریع روی هم جمع میشود. با رسیدن یک دسته نامه، همان موقع چند دقیقه برای جدا کردن آنها وقت بگذارید.
نامههای غیرضروری را میتوان دور انداخت یا خرد کرد. اگر نامهای اطلاعات مهمی دارد، خرد کردن آن گزینه امنتری است؛ چون اطلاعات خصوصی ممکن است در صورت پیدا شدن یا دزدیده شدن، در اختیار دیگران قرار بگیرد.
چطور مقدار نامههای دریافتی را کمتر کنیم؟
نمیتوانید قبضها یا تبلیغات را کاملاً ناپدید کنید، اما میتوانید تعداد نامههای کاغذی را کاهش دهید. Savel پیشنهاد میکند اشتراک نامههای غیرضروری را لغو کنید و هر جا ممکن است، صورتحسابهای الکترونیکی را جایگزین نسخه کاغذی کنید.
برای پیدا کردن همه صورتحسابهایی که هنوز به نشانی شما فرستاده میشوند، ممکن است کمی زمان لازم باشد. بااینحال، بسیاری از شرکتها گزینه دریافت بدون کاغذ دارند و فعال کردن آن میتواند حجم نامههای خانه را کمتر کند.
